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物流ﾅﾋﾞｹﾞｰﾀｰ

2008.07.01
【物流ﾅﾋﾞｹﾞｰﾀｰ】No.201:｢良い会議､悪い会議｣

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No.201:｢良い会議､悪い会議｣

　本来､会議には様々な目的がある｡
｢連絡｣､｢報告｣､｢確認｣､｢意見交換｣､
そして重要である｢決定に向けての協議｣｡
しかし多くの会社では､その会議の目的を見失ってしまっている｡
月１回､週１回と定期的に開催することで満足してしまい､
会議で｢成果｣を産み出すという､
本来のあるべき姿を忘れてしまっているのである｡
すなわち､会議が形骸化しているのである｡
効果的で中身のある会議を行うためには､
まず｢準備｣が重要となってくる｡
その｢準備｣とは､
｢主催者が開催の目的を確認すること｣､
｢参加ﾒﾝﾊﾞｰの選定｣､
｢資料の事前配布｣の３つである｡
２つ目に挙げた｢参加ﾒﾝﾊﾞｰの選定｣は先週号で詳しく述べているが､
会議のﾃｰﾏ･内容と､それに伴う参加ﾒﾝﾊﾞｰのﾐｽﾏｯﾁが多い｡
ﾃｰﾏが現場側の内容にもかかわらず､
現場を熟知しているﾒﾝﾊﾞｰが不在であったり､
経営判断がﾃｰﾏにも関わらず､
経営幹部が参加していなかったりするｹｰｽである｡
１つ目の｢主催者が開催の目的を確認すること｣とは､
主催者自身が｢こういうものを導いていく｣という
目的意識と仮説を持つことである｡
たとえば､参加ﾒﾝﾊﾞｰにできるだけ多くの意見や考えを聞き出せば､
会議としては全員参加型になり､
意見を吸い上げるというﾒﾘｯﾄがある｡
しかしその分､意見をまとめることが困難になってくる｡
従って､主催者が目的や仮説を持って､
結論を暫定的にでも出さなければ､
その会議は成果を産み出さないのである｡
そうしなければ､次回へ繰り延ばしされるか､
放置されたままとなってしまう｡
会議を効果的に行う上で､３つ目の｢資料準備｣も重要である｡
多くの企業は､会議当日に資料が配られる｡
それは資料作成者が直前まで作業を行っているからである｡
しかし､こういった会議は､時間の大半を
資料説明とその報告に費やしてしまう｡
その結果､最も重要な施策や次善策､
顧客ﾀｰｹﾞｯﾄ､方法､進め方､ﾂｰﾙと言った解決策にまで
辿りつけない場合が多い｡
この３つの準備の他には､
｢会議時間は最大２時間とする｣（２時間以上になると集中力が途切れ､
　ﾑﾀﾞなやりとりが多くなるため）､
｢進行役または議長の決定｣､
｢議事録もしくは議事ﾒﾓの作成とその配布｣､
｢ｻﾌﾞﾐｰﾃｨﾝｸﾞの開催とその内容報告｣（本会議では
　消化しきれなかった事柄や､あまりにも細かく､
　当事者間で話し合うことが望ましい事柄などの場合､
　別途開催しそこで内容を固めておく）､
｢次回の会議のﾃｰﾏをあらかじめ決めておく｣
などの点が挙げられる｡

みなさんの会社ではどのような会議になっていますか｡
会議は会社の縮図｡
会議を見れば､どのような体質の会社なのか､
儲かっているかいないか､人材は優秀であるかそうでないか､すぐ分かります｡

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