2008.09.04
新入社員研修成功のﾋｹﾂ！◆080904◆vol.128◆｢上司が唸る議事録の書き方｣（２）
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┃ vol.128┣┓─────────────────────────────
┃ 080904┃┃ 『新入社員研修 成功のﾋｹﾂ！
┗┳━━━┛┃ ～現場の声をお届けします』 vol.128 080904
┗━━━━┛━━━━━━━━━━ http://www.insource.co.jp/ ━━━━
こんにちは｡ｲﾝｿｰｽの営業の西と申します｡
最近私が感じていることのひとつに次のﾃｰﾏがあります｡
｢ﾋﾞｼﾞﾈｽにおいて論理的であるということとは？｣
ここ１､２年のことですが､書店で｢ﾛｼﾞｶﾙｼﾝｷﾝｸﾞ｣
または｢論理的思考｣に関わる本をたくさん見かけます｡
売れ行きも好調のようです｡
本の中身を見ると､ﾋﾟﾗﾐｯﾄﾞｽﾄﾗｸﾁｬｰやﾐｯｼｰを
はじめとするﾌﾚｰﾑﾜｰｸの解説と事例がほとんどです｡
私も研修会社に勤めている者ですので､その中のいくつかは
日常的に使っております｡思考の整頓方法としては大変便利です｡
ただ､これらのﾌﾚｰﾑﾜｰｸが使えれば｢論理的である｣と
言えるのでしょうか｡私はそうは思いません｡
あくまで私見ではありますが､｢ﾋﾞｼﾞﾈｽにおけるﾛｼﾞｶﾙｼﾝｷﾝｸﾞ｣
について書かれている本であれば､ﾌﾚｰﾑﾜｰｸを使う前提として､
｢自分の会社の目的と顧客の利益をふまえていること｣という条件が
書かれていることが不可欠だと思うのですが､いかがでしょうか｡
例えば､ﾌﾚｰﾑﾜｰｸを完全に使いこなして､論理的な組み立ての
ﾌﾟﾚｾﾞﾝをしたとしても､お客様にとって分かりにくい専門用語の羅列で
お客様にﾌﾟﾚｾﾞﾝﾃｰｼｮﾝをご理解いただけなければ､
それは論理的なﾌﾟﾚｾﾞﾝとは言えないのではないでしょうか｡
こう考えると､ﾋﾞｼﾞﾈｽにおいて論理的であるということは､
｢相手の立場に立つこと（＝ＣＳﾏｲﾝﾄﾞ）｣と
｢ｺﾝﾌﾟﾗｲｱﾝｽを守ること｣が原点であることのように思えます｡
弊社では､お客様の研修に対する想いをお聞きし､出来る限り最大限､
その想いを反映したｶﾘｷｭﾗﾑを組み立てることが可能でございます｡
是非ともお声かけ下さい｡
さて､今週も新人の方が書く機会が多い｢議事録｣に関する
ｺﾗﾑをお届けします｡
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【業務内容】研修教材作成｡
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【業務内容】ﾒﾙﾏｶﾞの作成･配信｡各種ｺﾝﾃﾝﾂ作成
【条件】４５歳ぐらいまでの方｡文章を書くのが好きな方｡
業界問わず､一定期間のﾋﾞｼﾞﾈｽ経験がある方｡
ﾋﾞｼﾞﾈｽｽｷﾙの追求に興味のある方｡
【報酬】時給1,000円～
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… ★ Today's Contents ★ ……………………………………………………………
［１］【ｺﾗﾑ】
｢上司が“唸る”議事録の書き方｣（２）
http://www.insource.co.jp/insource_bunsho/gijiroku_by_insource.html
［２］【ｲﾝｿｰｽ｢公開講座｣のご案内】
http://www.insource.co.jp/bup/bup_top.html
※研修見学会の情報はこちら
http://www.insource.co.jp/bup/bup_kengaku1.html
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01 ｢上司が“唸る”議事録の書き方｣（２）
http://www.insource.co.jp/insource_bunsho/gijiroku_by_insource.html
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※前回までのﾊﾞｯｸﾅﾝﾊﾞｰ
http://www.insource.co.jp/magazine/magazine_top.html#shinnyuushain
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■報告書作成のﾎﾟｲﾝﾄ～誰に出す？何のために書いた？を考えること
報告書は､以下のように､それぞれ目的にあった｢まとめ方｣が必要です｡
その形式･分量､内容は｢誰に｣｢何の目的で｣
報告書を提出するのかによって大きく違ってきます｡
以下､私の経験に基づいて書きます｡
（１）ﾄｯﾌﾟ･役員へ提出する報告書
【内容】大口の商談､大きなﾄﾗﾌﾞﾙ､重大な環境変化､
重大な情報（ﾗｲﾊﾞﾙ社の重大な動向）等
【形式･分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約200字程度）｡
【特徴】所見は必ずつける｡また､すみやかに提出する｡
【ﾎﾟｲﾝﾄ】
偉い方は忙しいので､少ない文字数で専門用語など極力控えて､
分かり易く書きます｡ また､経営判断にかかわる内容であるので､
報告書はいち早く提出する必要があります｡
所見をかならずつけ､判断の助言をします｡
（現場の詳細な事までご存知でない事が多いので､
現場担当者の意見を聞きたがっています）
自分の仕事が認められ､抜擢されるﾁｬﾝｽでもあるので､
気合いを込めて書いてください｡
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（２）上司､先輩など部署内で出す報告書
【内容】商談､業務内容､出張､研修､ﾄﾗﾌﾞﾙ､ﾗｲﾊﾞﾙ社の動向等､
通常業務における報告
【形式･分量】要旨をＡ４用紙１枚程度､詳細内容を各必要があれば､
２～３枚作成｡
【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）､
提出は翌日が望ましい｡遅くとも数日以内が基本｡
【ﾎﾟｲﾝﾄ】
まず､報告目的にもよるが､｢簡単に書け｣と言われれば､
２００字以内（要旨のみで可）で書く｡
｢詳細に知りたい｣と言われれば､｢要旨｣＋｢詳細内容｣の構成で書きます｡
組織内の報告書を素早く作成するためには､形式･内容について､
まず､｢前例踏襲｣すべきです｡
さもなければ､上司に形式を相談してから作成すべきです｡
何も指示がなければ､できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立ちます｡
特に商談や業務報告は上司といえども､細かい部分が書かれていないと
判断できないので､できるだけ詳細に書くべきです｡
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（３）お客様に出す報告書
【内容】ﾄﾗﾌﾞﾙ報告､調査報告等､会社対会社で実施する報告
【形式･分量】要旨をＡ４用紙１枚程度､詳細内容を２～３枚作成｡
【特徴】所見は不要｡提出は報告期限までに提出する｡
【ﾎﾟｲﾝﾄ】
文書形式は２段構えです｡要約を１枚作成し､詳細内容を別紙として
作るのが基本です｡提出先の社内での報告書利用方法を想定すると､
この形式が喜ばれます｡
要約は偉い人へ､詳細内容は現場担当者が必要とします｡
形式､内容については､自組織向け報告書の何倍もﾁｪｯｸが必要です｡
内容がまずい点（事実誤認､間違い）があれば
ﾄﾗﾌﾞﾙとなること（最悪､訴えられる）も考えられます｡
提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識です｡
自分の判断で勝手に提出しない事｡
加えて､注意を要するのが､以下のような注意点を守れているかということです｡
もし､この｢儀礼｣に反していると､相手の心証が極端に悪くなります｡
※注意点
Ａ：（株）などの略称の使用は不可｡株式会社と書くべき｡
また､通称ではなく､ﾌﾙﾈｰﾑで書くべき｡
Ｂ：名前の間違い（漢字間違い､旧漢字が正しいなど）
Ｃ：役職間違い（本来部長なのに課長とするなど）
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■文字量に着目する
文字量を気にしながら報告書を作成すると､
目的にあった上手な報告書が書けます｡
（１）一言の報告書を作る（５０字の報告）
～一言で報告するなら５０字（＝１２～１３秒）にまとめる
（２）簡潔な報告書を作る（２００字の報告）
～１分で報告するなら２００字
（３）一般的な報告書を作る（要旨＋詳細内容）
～２００字で要旨｡Ａ４用紙２枚～３枚で詳細内容
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■報告書が完成すれば｢声に出してﾁｪｯｸ｣する
報告書を提出する際､口頭で内容を求められることが多々あります｡
ですから､報告書の内容･枚数にかかわらず､
一言（１５秒､５０文字）､１分（２００字程度）で
内容を声に出して説明できか確認すべきです｡
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■全体的な｢見栄え｣に注意する
忙しい上司や顧客は､報告書を読むに値するかどうかを､
資料の｢ぱっと見の美しさ｣からまず判断します｡
見栄えにも配慮があれば､内容もよく吟味され､確かだと見なされます｡
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■｢見栄えが美しい｣３つのﾎﾟｲﾝﾄ
（１）文章のまとまりごとに､適度な余白があること｡
（２）一文の長さや､文頭がきちんとそろっているなど､
構成･ﾚｲｱｳﾄが整っていること｡
（３）相手に理解して欲しい点が｢見出し｣になっていて､
一目で分かるようになっていること｡
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次回は､具体的な事例を基に実際に報告書を書いていきます！
■｢議事録の書き方研修｣
http://www.insource.co.jp/bunsho/bu_gijiroku.html
■その他｢ﾋﾞｼﾞﾈｽ文書研修｣
http://www.insource.co.jp/bunsho/bunsho_top.html
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☆☆☆電話･ｲﾝﾀｰﾈｯﾄでのお問い合わせ☆☆☆
東京：電話：03-5259-0070（担当：後藤･熊代-くましろ-）
大阪：電話：06-6442-0020（担当：黒田･百瀬･栢菅-かやすが-）
九州：電話：092-435-0030（担当：中谷）
https://www.insource.co.jp/contact/
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02 ｲﾝｿｰｽ｢公開講座｣のご案内
http://www.insource.co.jp/bup/bup_top.html
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【会場】 ＮＫ内神田ﾋﾞﾙ２Ｆ ｲﾝｿｰｽ･ｾﾐﾅｰﾙｰﾑ
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※詳細･お申し込み
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【日時】２００８年１０月１５日（水）１３：００～１６：３０
【受講料】無料
【会場】 ﾊﾟﾋﾟﾖﾝ２４ ３Ｆ １２号会議室
（福岡市博多区千代１－１７－１）
【ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑ】
１．新人研修ｶﾘｷｭﾗﾑのご紹介
２．ﾋﾞｼﾞﾈｽ基礎研修
３．ﾋﾞｼﾞﾈｽ文書研修
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┃公┃┃開┃┃講┃┃座┃
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【受講料】２５，２００円（税込､１名）
【会場】 ｲﾝｿｰｽ東京本社･ｾﾐﾅｰﾙｰﾑ（神田）
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■ｸﾚｰﾑ対応研修
２００８年 ９月２６日（金）１０：００～１６：４５
１０月２１日（火）１０：００～１６：４５
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■ﾋﾞｼﾞﾈｽ文書研修
２００８年１０月２日（木）１０：００～１６：４５
１１月６日（木）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_bunsho1.html
■ﾌﾟﾚｾﾞﾝﾃｰｼｮﾝ研修
２００８年１０月１４日（火）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_sonota5.html
■段取り力向上研修
２００８年 ９月１１日（木）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_kanrishoku1.html
■ﾘｽｸﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄ研修
２００８年 ９月１７日（水）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_kanrishoku8.html
■ＯＪＴ研修
２００８年 ９月１８日（木）１０：００～１６：４５
１０月２２日（水）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_kanrishoku2.html
■ｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝ研修
２００８年１０月２８日（火）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_sonota2.html
■ｽｰﾊﾟｰﾊﾞｲｻﾞｰ講座
２００８年１０月９日（木）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_call3.html
■ｸﾚｰﾑ電話対応研修
２００８年 ９月１９日（金）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_call2.html
■ﾓﾆﾀﾘﾝｸﾞｽｷﾙ研修
２００８年 ９月９日（火）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_call4.html
■電話応対基礎研修
２００８年 ９月２５日（木）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_call1.html
■ﾋﾞｼﾞﾈｽ基礎
２００８年１０月７日（火）９：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_shinjin1.html
■仕事の進め方研修
２００８年１０月２３日（木）９：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_shinjin4.html
★大阪開催★
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【受講料】２５，２００円（税込､１名）
【会場】 ｲﾝｿｰｽ大阪支社ｾﾐﾅｰﾙｰﾑ（梅田）
http://www.insource.co.jp/gaiyo/osakamap.html
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■ｸﾚｰﾑ対応研修
２００８年１０月１７日（金）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_claim1.html
■ｽｰﾊﾟｰﾊﾞｲｻﾞｰ講座
２００８年１０月１４日（火）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_call3.html
■ﾋﾞｼﾞﾈｽ文書研修
２００８年１０月１６日（木）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_bunsho1.html
■ＯＪＴ研修
２００８年１０月２１日（火）１０：００～１６：４５
http://www.insource.co.jp/bup/bup_kanrishoku2.html
■ﾌﾟﾚｾﾞﾝﾃｰｼｮﾝ研修
２００８年 ９月１０日（水）１０：００～１６：４５
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２００８年１１月１９日（水）１０：００～１６：４５
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最後まで､お読みいただき､ありがとうございました｡
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内定者向け研修
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新人のためのﾌﾟﾚｾﾞﾝﾃｰｼｮﾝ研修
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新人のための営業基礎力研修
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自治体向け新入職員研修
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IT企業向け新入社員研修
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採用担当者支援ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑ
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新入社員ﾌｫﾛｰｱｯﾌﾟ研修
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